Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника по специальности, который, наряду с уровнем профессиональной подготовки работника, определяет его квалификацию и соответствие квалификационным требованиям, являющимися одним из основных элементов квалификационной характеристики по каждой должности.
При заключении трудового договора впервые трудовая книжка оформляется работодателем.
В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:
а) ФИО, дата рождения - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;
б) образование, профессия, специальность - на основании соответствующих документов.
В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе.
Трудовая книжка играет роль не только в оформлении трудовых отношений. Так, страховой стаж работы, дающий право на назначение трудовой пенсии (в том числе на досрочное), исчисляется, прежде всего, на основе записей в трудовой книжке. В ней содержатся сведения о том, где работник успел потрудиться, а также о полученных им поощрениях. Вся эта информация интересна будущему работодателю, а работнику послужит базой для исчисления общего, непрерывного и специального трудового стажа.
Необходимо иметь в виду, что трудовая книжка как основной документ в сфере профессиональной деятельности повышает у ее владельца чувство ответственности за работу, способствует укреплению дисциплины, что значительно облегчает задачу правильного подбора кадров.